Gobierno integral de la privacidad con ePrivacy
Desafio
Un potente grupo multinacional español del sector de la construcción, infraestructuras, servicios ciudadanos e inmobiliario, con cientos de empresas y presencia en múltiples territorios, se enfrentaba a un reto creciente en materia de privacidad:
- Marcos regulatorios exigentes (RGPD, LOPDGDD y normativa sectorial).
- Un modelo organizativo muy complejo, con filiales, UTEs y sociedades participadas.
- Un gobierno corporativo centralizado, pero con operaciones muy descentralizadas. La gestión de la privacidad se apoyaba en políticas corporativas y herramientas
- Mantener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) completo y actualizado para todo el grupo.
- Coordinar Evaluaciones de Impacto (EIPD), respuestas a derechos de interesados y gestión de brechas.
- Alinear a todas las compañías del grupo bajo unos criterios homogéneos de cumplimiento y evidencias.
Enfoque
ECIX Tech diseñó e implantó un servicio Legal Operations de privacidad de grupo, soportado en la solución ePrivacy como plataforma corporativa. El enfoque se articuló en tres niveles:
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Modelo de gobierno y operación de la privacidad
- Definición de un marco de gobierno corporativo que combinaba dirección central (corporación) con roles locales de privacidad en filiales y unidades de negocio.
- Establecimiento de roles y responsabilidades (DPO corporativo, responsables locales, coordinadores de áreas) y flujos de trabajo entre ellos.
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Despliegue de ePrivacy como solución global
- Configuración de ePrivacy como plataforma única para todo el grupo, con vistas y permisos por sociedad.
- Consolidación del Registro de Actividades de Tratamiento, permitiendo gestionar tratamientos por empresa, área y proceso.
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Implementación de módulos para:
- EIPD y análisis de riesgos en tratamientos de alto impacto.
- Gestión de derechos de los interesados (ARCO-POL) con trazabilidad completa de plazos y respuestas.
- Gestión de encargados de tratamiento y contratos con terceros.
- Registro y seguimiento de incidencias y brechas de seguridad.
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Operación Legal Operations y acompañamiento continuado
- Soporte Legal Operations desde ECIX Tech para operar ePrivacy en el día a día: revisión de tratamientos, apoyo en EIPD, definición de plantillas y criterios comunes.
- Formación a equipos clave del grupo para consolidar un modelo de trabajo homogéneo, independientemente de la empresa o país.
Resultados
La combinación del servicio Legal Operations y la implantación de ePrivacy como solución corporativa permitió al grupo empresarial:
- Disponer por primera vez de un mapa completo y centralizado de tratamientos de datos personales en todas las empresas del grupo.
- Estandarizar criterios y procesos de privacidad, garantizando que todas las sociedades aplican las mismas reglas, plantillas y niveles de exigencia.
- Reducir de forma notable el esfuerzo manual dedicado a recopilar información, consolidar excels y preparar informes, sustituyéndolo por flujos automatizados y registros únicos en ePrivacy.
- Mejorar la capacidad de respuesta ante auditorías internas, clientes y autoridades de control, gracias a la trazabilidad y a la disponibilidad inmediata de evidencias de cumplimiento.
- Reforzar el rol de la corporación como centro de gobierno y coordinación de la privacidad, sin perder la implicación de las empresas operativas en la gestión diaria.
