Govern distribuït de la privadesa en un organisme estatal
Desafiament
Un organisme estatal amb una estructura jeràrquica molt extensa, formada per milers de nodes i unitats organitzatives (serveis centrals, delegacions territorials, centres especialitzats, organismes dependents…), necessitava gestionar de manera eficaç el compliment en matèria de protecció de dades personals.
El mapa de responsables i coresponsables de tractament era especialment complex i capil·laritzat, amb cada unitat gestionant tractaments, bases de dades, aplicacions i procediments propis.
El repte principal consistia en:
- Implantar un model de gestió central de la privadesa liderat des de la seu corporativa.
- Mantenir, alhora, la autonomia operativa de cada unitat per gestionar-ne els tractaments, contractes, incidències i obligacions específiques.
- Evitar la dispersió d'excels, plantilles i eines locals, garantint criteris homogenis de compliment, però adaptables a la realitat de cada node de lorganització.
Enfocament
ECIX Tech va implantar la solució ePrivacy com a plataforma única per a la gestió de la privadesa a tot l'organisme. Lenfocament es va orientar a conciliar control central i autonomia local:
-
Model de govern multinivell
-
Definició d'un esquema de rols i permisos a ePrivacy adaptat a l'estructura jeràrquica:
- Nivell central (DPD i equip corporatiu), amb visió global i capacitat de supervisió.
- Nivells intermedis (adreces generals, unitats territorials) amb visió agregada del seu àmbit.
- Nivell local (serveis, centres, unitats) amb capacitat de gestionar els propis tractaments i obligacions.
-
Definició d'un esquema de rols i permisos a ePrivacy adaptat a l'estructura jeràrquica:
-
Configuració d'ePrivacy per a gestió individualitzada per unitat
-
Parametrització d'ePrivacy perquè cada node de l'estructura pogués:
- Mantenir la seva Registre d'activitats de tractament.
- Gestionar els seus encarregats de tractament i contractes.
- Registrar i tramitar incidències i possibles bretxes de seguretat.
- Col·laborar en avaluacions d'impacte (EIPD) relacionades amb els processos.
- Ús de plantilles, catàlegs i criteris comuns definits des de la corporació, garantint homogeneïtat denfocament sense limitar les particularitats de cada unitat.
-
Parametrització d'ePrivacy perquè cada node de l'estructura pogués:
-
Suport al desplegament
- Acompanyament a la posada en marxa i formació de la xarxa de responsables de tractament i contactes locals de privadesa.
- Suport continuat per resoldre dubtes, ajustar fluxos de treball i consolidar un model d'operació estable i sostenible.
Resultats
Gràcies a la implantació de ePrivacy i al model de desplegament dissenyat per ECIX Tech, l'organisme estatal va aconseguir:
- Disposar d'una visió centralitzada i en temps real de la situació de privadesa en milers d'unitats, sense haver d'intervenir en la gestió del dia a dia de cadascuna.
- Permetre que cada unitat gestionés de forma individualitzada tractaments, contractes i registres, però dins d'un marc comú, amb regles i criteris de compliment definits a nivell corporatiu.
- Reduir dràsticament la fragmentació d'informació i eines, substituint plantilles disperses per una plataforma única que integra tota la gestió de la privadesa.
- Millorar la capacitat de resposta davant auditories i requeriments d'autoritats de control, gràcies a la traçabilitat completa ia la consolidació de dades a ePrivacy.
- Convertir la xarxa de responsables de tractament en una estructura coordinada i eficient, on la corporació marca l'estàndard i cada unitat ho aplica amb autonomia, però sense perdre el control global.
